La problématique du numérique dans les événements est posée depuis plus de 10 ans. Mais ce n’est qu’aujourd’hui qu’elle est en passe de véritablement bouleverser la filière.
L’industrie de l’événementiel assiste depuis de nombreuses années à l’accumulation de facteurs exogènes :
-La multiplication des points d’accès à internet (ordinateurs, tablettes, smartphones, TV) et la croissance de la population connectée.
-Le rôle fédérateur et prescripteur des réseaux sociaux et des plateformes collaboratives.
-Les effets de la crise sur le budget des entreprises (notamment en matière de communication) et sur le retour sur investissement (baisse de la durée, besoin d’une meilleure mesure, etc.).
-La montée en puissance des préoccupations environnementales qui implique la réduction de l’empreinte écologique des événements.
-La hausse des coûts de transport qui pousse à la rationalisation des déplacements.
-La propagation d’épidémies ( COVID-19, H1N1, SRAS… ) qui mettent en danger les individus.
La révolution numérique constitue dans ce contexte une occasion unique de réinventer le modèle des événements. En premier lieu, l’utilisation des nouvelles technologies de l’information et de la communication permet de renforcer les contenus. Les différents outils mis en place (espaces visiteurs en ligne, bornes interactives, dispositifs de réalité augmentée, utilisation des réseaux sociaux, valorisation du contenu audiovisuel et de conférences, etc.) sont un moyen pour rendre l’expérience client plus interactive et conviviale. En résumé, les technologies numériques accentuent la dimension expérientielle de l’événement physique en proposant des solutions inédites, en valorisant l’espace et en imaginant des concepts novateurs.
Le digital donne la possibilité de prolonger l’événement physique. L’animation d’une communauté en ligne (le « community management ») permet aux opérateurs d’adopter une attitude proactive, et dans la durée (avant, pendant et après l’événement), vis-à-vis de leur communauté qui sont autant de visiteurs ou d’exposants potentiels. À ce titre, les réseaux sociaux sont déterminants compte tenu de leur influence croissante sur la promotion des événements et donc sur la fréquentation effective des différentes manifestations. Ils sont également devenus un outil privilégié pour anticiper les nouvelles tendances.
Enfin, l’impact des technologies numériques est commercialement considérable. L’événement virtuel, ou hybride lorsque le virtuel est combiné au salon physique, permet de comprendre et d’analyser en temps réel les comportements des visiteurs. Grâce à un système de tracking, les organisateurs d’événements virtuels compilent un ensemble d’informations (stands visités, temps passé, documents téléchargés, conférences vues, échanges avec d’autres visiteurs ou exposants, etc.) qui génèrent des prospects qualifiés. Ceux-ci sont d’une part très utiles aux organisateurs pour mieux cibler la clientèle et fournir des services plus personnalisés aux participants. Surtout, l’exploitation et la valorisation de ces prospects auprès de sponsors peuvent constituer à l’avenir une source de revenus capitale. A terme, les organisateurs d’événements virtuels pourraient baisser drastiquement le prix des packages sponsoring et d’exposition pour se rémunérer très majoritairement par la vente de fichiers de prospects qualifiés.