Les événements virtuels s’imposent progressivement à l’ensemble de la communauté marketing et communication. Ils sont vus désormais comme une alternative efficace et prometteuse au présentiel. Pour autant de nombreuses questions se posent quant à leur mise en place. Petits tours d’horizons des bonnes et des mauvaises pratiques.
LES DOS : Les points à retenir
« Content is King »
- Rien de tel qu’un contenu unique pour attirer votre public. La toile regorge d’informations en tout genre. Or les recettes qui ont pu faire par le passé le succès des événements en présentiel s’appliquent toujours aujourd’hui au virtuel. La concurrence en ligne est rude alors ne lésinez pas sur la qualité de vos contenus et de vos interventions. Les meilleures conférences rassemblent au minimum près de 100 speakers. Vous devez investir du temps et des ressources sur l’éditorial.
- Les conférences virtuelles sont enregistrées. Vous pouvez donc les rediffuser autant de fois que vous le souhaitez. A l’instar de ce qui se pratique sur les réseaux sociaux pensez à exploiter au maximum vos contenus. Redécoupez-les, orchestrez-les et présentez-les différemment. L’essentiel étant de favoriser leur consommation sous toutes ses formes. Nous avons réalisé récemment un événement live. Après le streaming le jour J, les conférences ont été proposé en replay puis au travers d’un hub vidéo multithématique. Vous avez ici trois utilisations successives des mêmes contenus.
- Il est utile pour ceux qui n’ont pas assisté à votre ‘événement de pouvoir accéder à l’ensemble des replays. Personne n’est dotée du don d’ubiquité. La digitalisation des contenus offre aux participants l’intégralité de la programmation. Elle favorisera le retour de vos participants sur votre événement en ligne. Pensez à prolonger l’ouverture de votre plateforme plusieurs semaines après le live.
- Faites de vos contenus une arme marketing et promotionnelle. Postez-les sur les plateformes de streaming vidéo. Donnez-leur une seconde vie. Les moteurs de recherches indexés sur vos mots clés permettre au grand public et aux professionnels de retrouver les meilleurs moments de vos événements alors profitez-en !
Simplifiez la vie de vos participants
- Il est important que votre événement virtuel soit facilement accessible.
- Réalisez des tutoriels. Enregistrez une vidéo de présentation. Publiez une FAQ. Eduquez vos clients au virtuel.
- Eliminez les barrières à l’entrée. Réduisez le nombre d’étapes pour s’inscrire. Evitez les doubles enregistrements et les frictions. Facilitez la connexion. N’oubliez pas que l’événement virtuel se consomme en plusieurs fois. Vos participants se reconnecteront. Ils sont aussi à un clic de la sortie de votre site. Alors soyez prudent ! Accompagnez-les !
Personnalisez l’expérience événementielle
- Le digital permet d’offrir une interface unique à vos participants. Grâce à des algorithmes de recommandations vous pouvez désormais proposer à vos visiteurs une programmation sur mesure.
- Vous pouvez également fournir des agendas personnalisés. Pour ce faire, votre participant choisit les sessions, les personnes, les entreprises qui lui paraissent adaptés à son profil. Lorsqu’il se reconnectera il retrouvera dans son espace toutes ses informations et les coordonnées des entreprises et des participants qu’il prévoit de rencontrer.
Soignez les apparences
- Attention les destinations digitales n’ont malheureusement pas encore l’attrait du présentiel. Difficile de tout répliquer ou de tout digitaliser. Afin de compenser les faiblesses expérientielles du digital il est indispensable d’offrir à vos participants une prestation audiovisuelle digne des meilleures productions télévisuelles. Vous devez respecter votre audience. Soignez le design, l’UX et l’UI de votre plateforme. Travailler sur des univers colorés et esthétiques.
- Privilégier si possible les captations dans des milieux physiques qui incarnent au mieux votre marque. Plutôt que d’organiser un webinar, louez un studio ou une salle et faites la captation sur place.
Privilégiez l’interactivité
- Trop peu d’événements s’occupent de ce volet pourtant fondamental en digital. Le présentiel offre aux participants de nombreuses opportunités d’interagir avec leur environnement direct. Rencontres fortuites, animations, démos ou visites de stands. Les visiteurs auront l’embarras du choix pour faire de leur parcours une expérience immersive et amusante. Vous devez penser à des dispositifs en ligne qui favorisent également l’interactivité : sondages, votes, gamification, speed dating … Tout est bon pour garder les participants connectés et engagés.
LES DONT’S : Les erreurs à ne pas commettre
N’assumez pas l’engagement
- Les événements digitaux ne demandent pas aux visiteurs le même niveau d’implication que le présentiel. Ne considérez donc pas qu’un participant connecté est engagé. Vous devez prévoir des étapes de qualification et d’engagement supplémentaires pour déceler chez lui son niveau d’intérêt pour votre produit et votre événement.
- N’appliquez pas les règles empiriques des événements physiques directement au virtuel. C’est une grave erreur. Choisissez également votre créneau horaire et la durée de votre événement pour garantir un engagement maximum des participants.
N’ignorez pas les données
- Il est beaucoup plus facile de collecter des données sur votre audience en ligne. Pensez-vous donc à votre stratégie data. Qu’allez-vous collecter ? Et pour quel objectif ? Le virtuel vous offre une mine d’informations sur votre audience. Vous devez avoir une stratégie claire de l’usage de vos données.
- Les données constituent également un nouveau moyen de monétiser les événements. Pensez à exploiter de nouveaux business models !
N’oubliez pas de tester à l’avance
- Tout comme les événements physiques, les événements virtuels nécessitent de la préparation. Ne laissez rien au hasard. Planifiez vos opérations. Ne prenez pas le risque d’une erreur technique le jour J sur votre événement digital, testez toutes vos ressources à l’avance.
- La seule interface qui existe entre vous, vos participants et les exposants est celle de la technologie. Assurez-vous donc que vous disposez de tous les accessoires techniques nécessaires pour organiser l’événement.
N’ignorez pas vos canaux marketing
- Vous devez tirer parti au maximum de vos participants et les inciter à relayer l’information autour d’eux. Prévoyez des dispositifs de partage sur votre site dès l’inscription. Encouragez-les à créer le buzz autour de votre événement.
- Les médias sociaux sont toujours l’une des méthodes les plus puissantes pour faire parler de votre événement d’autant plus quand vous êtes sur du virtuel. Qu’il s’agisse de marketing événementiel ou d’engagement événementiel, vous devez placer les réseaux sociaux au cœur de votre stratégie marketing.
- Créer des communautés en ligne. Convertissez vos inscrits en membres actifs de leur réseau. Vous pouvez trouver sur le marché des applications qui prolongent le networking de votre événement. Transformez votre événement en réseau social.