Que pensez des événements virtuels ?
Le digital a fait une entrée fracassante dans le monde de l’événementiel. D’abord pressenti comme un remplaçant aux rencontres physiques, Il s’est imposé progressivement à l’ensemble de la communauté du marketing et de la communication.
Il fut un temps décrié par les entreprises de l’événementiel. Comment pouvions-nous accorder de l’importance à ce nouveau média venu concurrencer un métier séculaire. Les événements conservaient tout leur attrait : l’émotion du direct, l’efficacité de la rencontre, la magie du hasard primaient encore sur l’exploitation de la donnée ou la mesure de la performance. Non, le digital n’avait pas sa place. Il était vu plutôt comme une menace, un ennemi, un corps froid et étranger. D’autres sujets comptaient davantage : l’évolution de l’activité économique, la concurrence intra-sectorielle, le développement des échanges de marchandises ou encore les challenges internes propres à chaque entreprise. Tout au plus pouvait-il entrer par la petite porte sur nos événements : une application mobile, des bornes interactives, un nouveau réseau de télécommunication ou l’animation de nos réseaux sociaux.
Ou en sommes-nous aujourd’hui ? Le digital sonnerait-il le glas de nos anciens modèles ? Pouvons-nous toujours compter en m2, en emplacements à l’heure où les événements présentiels sont interdits. L’époque actuelle consacre le digital et nous interroge sur notre raison d’être et notre métier. Il est grand temps d’admettre l’évidence. Bientôt le télétravail deviendra la norme. Les considérations environnementales prendront le pas sur les ratios financiers.
Pourquoi continuer de privilégier les bons vieux modèles lorsque ceux-ci sont dépassés. Il faut prôner sans relâche de s’adapter aux nouveaux usages et aux temps qui changent. Ne pas reporter à demain ce que vous pourriez faire aujourd’hui. Embrassez le digital pour ce qu’il a de mieux à vous offrir. De la mesure, de la performance, du prédictible, de la personnalisation. Les événements ont toujours pêché par leur manque de visibilité et leurs coûts associés. Comment peut-on encore demander à des clients de porter le risque lorsqu’au même moment on vous demande de payer à la conversion.
Le virtuel lui cherche encore sa proposition de valeur et sa raison d’être. Certains miseront sur la donnée quand d’autres parieront sur le branding. Bien malin en tous cas celui qui saura dire aujourd’hui ce que sera l’événement de demain.
Il existe deux types de salons virtuels :
– Les salons virtuels 2D, qui sont des portails Internet améliorés. Ils offrent notamment la possibilité de télécharger des documents et des brochures. Rien de réellement nouveau dans ce domaine. Ces formats existent depuis les années 2000. Le virtuel 2D offre une pâle représentation de l’événement physique. Un produit de substitution encore bien loin de son homologue en présentiel. Nous recommandons ici de le coupler avec des équipes en relations client. La plateforme digitale doit obligatoirement s’accompagner d’un programme d’engagement au téléphone avant, pendant et après l’événement. Autre prérequis si possible, apporter un soin particulier à la production des contenus et à la retransmission des sessions qui doit se rapprocher le plus possible de la qualité professionnelle.
– Les salons virtuels 3D qui permettent une immersion du visiteur, représenté par un avatar, au sein d’un univers réaliste. Ce dernier tente de reproduire le plus possible le salon physique : infrastructures (accueil, stands, salles de conférence, etc.), hôtesses d’accueil (dont le discours peut être en plusieurs langues), objets de décoration, etc.
Les logiciels de salons 3D commercialisés offres de multiples fonctionnalités :
– Tchat 3D privé ou public, appels visios et appels en conférence, interaction en groupe.
– Consultation et téléchargement de documents.
– Visionnage de vidéos.
– Achat de produits sur les sites marchands des exposants.
– Intégration de l’identité visuelle, des slogans et des sponsors des exposants.
– Accès à des conférences dans des salles virtuelles dédiées.
– etc.
Le réalisme progresse sans pour autant atteindre les performances du physique. Par ailleurs, la virtualisation à l’excès ne s’adapte pas à tous les publics. La 3D ne doit pas se cantonner à un public d’aficionados ou de gamers seuls capables d’évoluer dans un univers parallèle.
Au-delà de la forme, quels sont les réels avantages liés au digital ? Et comment bien l’appréhender ?
– Coûts efficacité : le virtuel élimine de nombreux coûts logistiques ( location, traiteur, stand )
– Durée : fini les contraintes temporaires. Avec les replays l’événement se délinéarise
– Audience : le web par nature n’a pas de frontières. Vous pouvez désormais voir plus grand
– Qualification : collectez en toute transparence de la donnée utile à vos marques et vos annonceurs
– Impact environnemental : no transport, no waste. L’événement digital se fait eco-friendly
– Sécurité : en période de pandémie mieux vaut ne pas prendre le risque d’une contamination
Un autre type de salon virtuel existe : le salon hybride. Combinant le salon virtuel et le salon physique, il assure le prolongement de l’événement présentiel dans le temps (avant et après, et parfois pendant. Le salon hybride matérialise puis maintient une communauté en ligne (et inversement).
Comment considérer les événements hybrides ?
Pour tous ceux qui organisent des événements, je ne vous apprendrai rien en vous disant qu’il est très difficile voire quasi impossible de faire venir 100% de ses inscrits. Il n’est pas rare en effet de perdre 50% de ses participants le jour J ( les fameux « no show » ). Problème d’agenda, manque de motivation, autres priorités business, les raisons évoqués par les « fautifs » sont multiples. L’hybridation vous apporte une double audience : celle « ultra qualifié » du présentiel et celle plus occasionnelle du digital. Les statistiques diffèrent d’un organisateur à l’autre mais vous pouvez vraisemblablement tabler sur un doublement de l’audience grâce à l’hybridation. Autre avantage de l’offre, une programmation enrichie. Le digital offre l’accès à l’ensemble des contenus de l’événement. Pour vos participants c’est enfin la promesse de ne plus rien rater de l’événement.