Les événements virtuels et hybrides sont en passe de devenir la nouvelle norme en 2021. Voici six conseils pour assurer que vos événements digitaux stimulent l’engagement et atteignent vos objectifs.

En février 2020, le Mobile World Congress de Barcelone a été annulé, et des centaines d’autres salons ont suivi. En réponse, les directeurs marketing ont réduit leurs budgets dédiés aux événements physiques et ont alloué des fonds supplémentaires au marketing numérique, aux événements virtuels et aux webinaires. À l’époque, la plupart des équipes marketing supposaient que les événements physiques reviendraient probablement dans la seconde moitié de 2020, en vain. À l’approche de la fin de 2020, une question tourmente à juste titre la plupart des responsables marketing et les responsables événementiels : quand les événements reviendront-ils à la «normale»?

En octobre de cette année, ce sont 95% des entreprises B2B qui ont adopté une forme quelconque d’événements virtuels. Au départ, les organisateurs d’événements étaient heureux de voir de deux à cinq fois plus de participants par rapport aux conférences physiques. Des marques telles qu’Apple, Cisco, Google et VMware ont toutes organisé d’impressionnantes conférences d’utilisateurs virtuelles et prévoient d’en faire de même pour l’année prochaine. Mais aujourd’hui qu’en est-il ?

Début 2021, nous savons que le salon international de l’électronique grand public (CES) de janvier, la plus grande exposition grand public au monde, sera entièrement numérique, et d’autres salons comme le Big Show de la National Retail Federation devraient suivre. Et, sur la base de l’augmentation de la fréquentation attendue, de nombreux spécialistes du marketing planifient déjà de meilleurs événements virtuels pour les 12 prochains mois.

Mais le passage au virtuel n’est pas sans poser de nombreux défis. L’engagement des participants est de loin l’indicateur de performance le plus important, il s’agit aussi de l’un des aspects les plus difficiles à gérer. La plupart des organisateurs d’événements ont dans ce domaine une expérience limitée ou quasi inexistante. Même constat au niveau des technologies que quasiment personne ne maîtrise véritablement.

Si nous allons un peu plus loin dans l’analyse, nous nous rendons compte que les compétences et les outils peuvent rapidement être acquis, mais malheureusement dans la plupart des cas, on constate un manque d’enthousiasme du public autour du virtuel.  Et pour cause, de nombreuses entreprises considèrent les événements virtuels comme une solution temporaire. Cela limite nécessairement leur investissement. Pour maximiser vote ROI vous devez pourtant explorer davantage ces nouveaux formats et en comprendre la logique.

Comment améliorer vos événements virtuels en 2021 ?

Il semble probable que la pandémie disparaîtra progressivement en 2021,  nous avons donc besoin d’apporter une réponse graduée à la planification des événements. Les grands événements auxquels le monde est habitué changeront à jamais et s’orienteront vers des formats hybrides. La bonne nouvelle est que les événements hybrides toucheront un plus large public.

Le vieil adage « se préparer au pire et espérer le meilleur» est probablement l’approche la plus prudente à adopter. Cela signifie que vous devez planifier vos événements virtuels et certains événements hybrides jusqu’à fin 2021. En attendant, les spécialistes du marketing doivent progresser dans les événements virtuels. Voici quelques conseils méthodologiques précieux pour vous aider à planifier vos événements :

1.Soyez flexible et agile
Les événements physiques ont la spécificité d’être à dates fixes, dans des lieux fixes, avec des participants qui s’enregistrent au préalable. Les événements virtuels peuvent de leur côté, être en direct, enregistrés et/ou une combinaison des deux, avoir des dates prolongées, proposer des sessions interactives et des réunions clients ou partenaires sur des semaines voire des mois, et inclure des participants de plusieurs fuseaux horaires. Vous bénéficiez d’une grande marge de manœuvre pour organiser vos événements.

2.Pensez « global et local. »
Planifiez vos événements en deux parties.  Une grande conférence virtuelle pour les principales sessions et pour toucher une très large audience. Plusieurs petits événements en régional pour s’adapter aux spécificités de chaque marché et respecter le décalage horaire. Vos équipes régionales peuvent s’occuper de ces rendez-vous et répondre aux besoins des publics locaux afin de personnaliser les messages, produits et services présentés.

3.Collaborer davantage entre les équipes.
Rassemblez les équipes du marketing digital,  des événements,  et de l’opérationnel pour maximiser la valeur du virtuel. Les spécialistes du marketing numérique peuvent offrir une expertise utile en matière d’automatisation, tandis que les spécialistes du field marketing sauront comment adapter l’expérience à leurs audiences. La puissance combinée de ces équipes favorisera la cohérence et l’efficacité des outils et des messages à l’échelle de l’entreprise.

4.Soyez créatif.
Pour éviter l’ennui à vos participants, mélangez le divertissement à vos contenus marketing et éditoriaux. Offrez plus de moyens aux participants de dialoguer et d’interagir entre eux ou avec vos experts.  Pourquoi ne pas proposer 30 minutes avec de la musique live ou avec un DJ entre deux sessions.

5.Concentrez-vous sur la génération de leads.
Trouvez les moyens de tirer parti des technologies qui offrent à vos participants une expérience engageante et utilisez l’automatisation pour assurer un suivi précis de vos prospects. Soyez organisé et systématique dans la gestion de vos contacts.

6.Passez des Leads Qualifiés aux Meeting Qualifiés.
L’inscription des participants à un événement ou à une offre de contenu en échange d’informations est un bon moyen de générer des leads qualifiées. Mais vous devez aller plus loin et réfléchir à la manière de qualifier vos réunions marketing.  Pour ce faire, vous devez analyser toutes les données récoltées avant et pendant l’événement. La plupart des solutions de streaming ou de webinaires enregistrent les interactions sur vos sessions profitez-en.
Avouons-le: bien que les événements physiques soient encore préférés par la plupart des entreprises, ils possèdent aussi leurs inconvénients. Combien de fois avez-vous vu les participants à une conférence passer plus de temps à regarder leurs smart phones qu’à faire attention aux conférences?  Combien de fois les participants ont raté un rendez-vous en raison de files d’attentes, de retards, de problèmes d’agenda, de distractions etc.? 95% des entreprises planifient de faire des événements virtuels jusqu’à fin 2021, alors habituez-vous aux nouvelles normes de l’événementiel et repensez vos processus.

Pour obtenir plus d’informations sur l’organisation de vos événements hybrides ou virtuels contactez-nous ocadi@corp-agency.com / ocadi@valuexchange.fr