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Le modèle économique de l’événement virtuel

par 9 Mai 2020Blog

Vous réfléchissez en ce moment même à virtualiser votre événement.  Comment allez-vous financer votre projet ? Voyons les points à maîtriser pour définir votre budget.

Organiser un événement virtuel n’a rien de comparable avec la production d’un événement dans le monde réel. Vous observerez probablement une baisse substantielle de vos revenus mais vous verrez aussi fortement diminuer vos coûts. Dans cet article, nous allons tâcher de vous expliquer comment monétiser votre événement virtuel.

Quel est le business model de l’événement virtuel ?

L’industrie événementielle est consommatrice de services et de prestations. Dans la filière, deux catégories d’acteurs concentrent l’essentiel des dépenses. Les gestionnaires de sites, ils occupent l’amont du secteur. Pour eux, l’enjeu est de détenir des sites en propre ou de récupérer des mandats de gestion pour pouvoir proposer ensuite des espaces à la location aux organisateurs. Les prestataires de services qui se focalisent sur la réalisation technique des événements. Cette catégorie est composée de plusieurs types d’opérateurs: installateurs généraux d’expositions, concepteurs, hôtesses d’accueil, fournisseur de mobilier, transport, restaurateur, sécurité, etc….Un événement en physique va donc engendrer des dépenses importantes pour l’organisateur. Forte heureusement, il pourra compter pour financer son événement sur des revenus élevés en provenance de la vente de m2, de sponsoring, de prestations techniques et de billetterie.

Un événement virtuel obéit à la même logique économique. Du côté, des revenus, l’organisateur peut espérer vendre des stands ou des espaces virtuels aux exposants, du sponsoring, des contacts qualifiés à travers du networking et de la billetterie. Par contre, il doit s’attendre à une forte diminution de ses revenus. En général, les recettes liés à la billetterie peuvent chuter de moitié. Les stands génèrer jusqu’à 4 à 5 fois moins de chiffres d’affaires. Le sponsoring diminuer de 40%. Comment s’y retrouver au final économiquement ? C’est grâce aux coûts quasi dérisoires du virtuel que l’organisateur peut maintenir ses marges. Il n’est pas rare de voir sur les coûts s’appliquer un facteur de 1 à 10 voir de 1 à 20 au profit du virtuel face au présentiel. Prénons un exemple concret vous comptiez dépenser 500K sur la production d’un événement physique. Dans le virtuel, vous pourrez très bien vous en tirer avec un budget de 50K. Comptez 25-30k pour la location de la plateforme et l’assistance technique ( je parle ici d’un événement d’une certaine envergure par exemple 2 jours de congrès avec 60 speakers ), 25k pour le marketing pour recruter l’audience.  Bien entendu, les coûts varient en fonction de l’expérience que vous voulez délivrer. Si vous voulez offrir une expérience en 2D ou 3D avec une exposition virtuelle, vos coûts de production vont augmenter. Mais est-ce bien nécessaire ?

Comment augmenter vos ventes ?

L’événement en ligne amène avec lui son cortège d’avantages par rapport au présentiel. Le digital s’appuie de tout temps sur la force et l’étendu de son réseau, son accessibilité sans limites ni frontières, son coût marginal null, son absence de barrières à l’entrée ou encore sa célèbre « longue traine » qui permet de continuer à vendre des contenus digitaux bien après la tenue d’un événement.

Le Freemium :

Cette stratégie consiste pour les organisateurs à diffuser gratuitement en amont de leur événement des interviews des speakers ou des contenus aux détenteurs des billets gratuits et ce pendant une période limitée. En général 24h à 48h. L’organisateur encourage alors les participants qui le souhaitent à mettre à niveau leur billet et se munir d’un full pass pour avoir accès à l’ensemble des contenus disponibles avant, pendant et après l’événement. Cette approche est beaucoup utilisée aujourd’hui par la presse en ligne. Les articles les plus intéressants étant généralement réservés uniquement aux abonnés. Seule la première partie reste accessible en gratuit.

Le cross-selling et up-selling :

Qu’est-ce qui vous empêche d’offrir à la vente d’autres contenus en rapport avec le sujet de votre événement. Vous pouvez proposer à vos clients à travers un moteur de recommandations un ou plusieurs «modules complémentaires» à ceux que vous vendez déjà lors de votre événement. De même la logique du up-selling s’applique ici, prix à l’appui, pour séduire certains acheteurs et les inciter à upgrader leur pass pour avoir accès à des services premium.

L’affiliation :

Et si vous proposiez des services ou des produits d’entreprises partenaires. N’oubliez pas que dans le monde digital vos participants ne sont qu’à quelques clics d’un océan d’offres de produits et de services qui peuvent les intéresser. Rapprochez-vous de vos partenaires et proposez leur vos audiences ciblées et qualifiées.

La gestion de communauté :

En adoptant une attitude plus proactive dans la durée, en accumulant un volume d’informations conséquent, en identifiant les principaux décideurs et prescripteurs de votre marché, vous pouvez développer de nouveaux espaces collaboratifs et les proposer à la vente. En participant à vos événements, vos inscrits pourront par exemple avoir accès moyennant un abonnement annuel à des communautés de décideurs correspondant à leur profil.

Conclusion :

Nous n’avons vu ici quelques exemples de monétisation et les particularités du modèle d’affaire de l’événement virtuel. Le monde du digital s’est construit à travers des dizaines de modèles économiques. D’autres idées et exemples de monétisation existent. N’oubliez pas que l’événement virtuel est à la croisée d’autres industries comme la vente d’information en ligne, la publicité digitale ou encore le monde de l’éducation.  Alors inspirez-vous d’autres secteurs pour aller construire votre propre équation économique.

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