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Comment créer votre événement virtuel ?

par 2 Mai 2020Blog

Alors que de plus en plus d’entreprises modifient leur stratégie événementielle en passant au digital, tour d’horizon des bonnes pratiques pour réussir votre événement virtuel.

1) Faites des sessions courtes

Il n’est pas rare d’assister à une keynote ou une séance de 60 minutes lors des événements physiques. Plongé dans un environnement stimulant en trois dimensions et multisensoriel, les participants sont plus enclins à rester de longues heures pour écouter les discussions et les échanges des intervenants.  Dans le virtuel, Il est beaucoup plus difficile de retenir l’attention du public. Nous ne suggérons pas que chaque session de votre événement virtuel ne dure que quelques minutes, mais envisagez de raccourcir de 15 ou 30 minutes les plages horaires que vous utiliseriez pour un événement physique. Par exemple, une discussion en face à face de 60 minutes ne devrait pas durer plus de 30 à 45 minutes lorsqu’elle est diffusée en ligne.

2) Affinez vos titres et développer vos descriptions

Lorsqu’ils se voient proposer plusieurs options simultanées dans le cadre d’un événement physique, les participants s’appuient en général sur de nombreux outils et sources d’information. Bouche-à-oreille, programme officiel, éléments de signalétique, application mobile, l’organisateur met à disposition des participants toute une série de supports pour les orienter sur l’événement.
La plupart des conférences virtuelles ne disposent pas de ces supports et reposent sur une toute autre dynamique marketing. Les événements en ligne utilisent généralement les e-mails, les publications sur les réseaux sociaux et d’autres tactiques pour informer leurs participants. Ils s’appuient davantage sur le digital. Au final, les participants sur les événements virtuels disposent de moins d’informations pour faire leur choix. Par conséquent, il est important de soigner le titre de vos sessions et les descriptifs afin d’être le plus convaincant et attractif possible..

3) Utilisez un modérateur ou un animateur

Dans un événement en face-à-face, le modérateur ou l’animateur aide à contextualiser les informations présentées tout au long de la conférence, à garder l’énergie et à générer des discussions de qualité.  De nombreuses entreprises qui optent pour des événements virtuels pensent qu’ils peuvent se passer de ce rôle d’animation. C’est une erreur. Le fait d’avoir un visage et une voix pour assurer l’animation de votre événement est indispensable. Un animateur ajoute cette touche de familiarité et d’humanité qui manque cruellement au virtuel. Il aide à atténuer le sentiment d’isolement que l’on associe parfois aux événements en ligne. La démarche à suivre est de demander à votre animateur d’ouvrir la conférence en ligne – tout comme sur un événement ordinaire – de modérer les questions et de discuter avec les participants.

4) Utilisez le chat, les Q&A et les sondages avec les participants

La composante networking des événements physique est généralement citée par les participants comme l’une des plus intéressantes. Bien qu’il soit bien sûr plus difficile d’organiser le networking en ligne, vous pouvez encourager les participants à interagir entre eux grâce au chat et aux sessions de Q & A. L’animateur / modérateur pourra poser des questions au début de la session pour familiariser les participants à ces fonctionnalités, et également entre les sessions pour faciliter le réseautage. Chaque présentateur pourra répondre aux questions du public. De plus, vous pourrez utiliser les fonctionnalités de sondage intégrées à la plupart des plateformes qui permettent d’obtenir des analyses précises en temps réel. Enfin, nous vous recommandons de former vos présentateurs à l’utilisation de l’ensemble de ces fonctionnalités.

5) Exiger un temps de répétition avec les intervenants

Il est indispensable de tester les équipements de vos intervenants avant votre événement. Bien sûr, il est probable que vos présentateurs aient déjà participé à des événements en ligne.
Cependant chaque plate-forme de webinaire est différente, et les présentateurs doivent en comprendre toutes les nuances. Par exemple, certains progiciels de conférence en ligne «masquent» les notes du présentateur lorsqu’ils sont en mode présentation. Un orateur habitué à utiliser ses notes pourra donc être facilement décontenancé le jour j quand elles disparaîtront. (conseil : pour les événements en ligne, demandez à tous les présentateurs d’imprimer leurs slides et leurs notes). De plus, une fois que les présentateurs ont compris les spécificités techniques de la plateforme ils peuvent adapter leur présentation pour les rendre plus attractive pour le public. Disons-le clairement: pour un succès maximal, les intervenants ne peuvent pas simplement prendre leur slide de présentation hors ligne et les diffuser sur la plateforme virtuelle. Ils doivent les adapter au support.

6) Utiliser des caméras haute définition

Pour que la conférence virtuelle ressemble davantage à l’expérience en face-à-face, vous devez obliger les présentateurs à utiliser leur webcam pendant la présentation.  Si possible faites en sorte que chaque présentateur ait une caméra de qualité supérieure (idéalement, meilleure que sa caméra embarquée sur ordinateur portable) ainsi qu’un éclairage approprié. Ce n’est pas nécessairement un énorme défi, mais c’est une difficulté supplémentaire que les intervenants n’ont pas à affronter lors d’un événement en face à face (et c’est une autre raison pour laquelle vous avez besoin de répétitions).

7) Assurer un son professionnel

Si les conférenciers de votre conférence en ligne ne disposent pas d’un éclairage ou de caméras de qualité, l’événement pourra toujours se tenir si votre contenu est exceptionnel. Mais si la voix du présentateur n’est pas audible, votre public se déconnectera IMMÉDIATEMENT. Tout comme avec les podcasts, la qualité sonore d’un événement virtuel n’est pas négociable Il est choquant de voir souvent des présentateurs d’événements en ligne se contenter d’utiliser le micro de leur ordinateur portable, sans tenir compte de l’acoustique de la pièce, du bruit de fond, des aboiements des chiens… Lorsque vous effectuez des séquences de répétition, assurez-vous que la présentation live se déroulera dans la même pièce et avec la même configuration que celle qui vous a servi à réaliser ces tests. Pensez également à acheter des micros-casques USB pour tous les présentateurs et à leur envoyer deux semaines avant l’événement, avec un lien vers une vidéo leur expliquant comment les utiliser. Enfin, si votre intervenant ne peut pas être présent le jour J ou intervenir dans des conditions acceptables, préenregistrer sa session puis demandez-lui de se connecter à la fin de la présentation pour répondre aux questions du public.

Conclusion :

À certains égards, les événements virtuels sont plus faciles à organiser que les événements en face à face, car vous n’avez pas à vous soucier des infrastructures audiovisuelles massives, des repas, des chambres d’hôtel, des allergies alimentaires et autres contraintes. Mais à bien d’autres égards, les conférences en ligne sont plus difficiles car il n’y a pas de «configuration» unique pour tout le monde. Vous devez passer le temps nécessaire en amont avec chaque intervenant pour garantir la qualité et la cohérence de votre événement en ligne.

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